Guia de Uso do Zoho CRM para a Equipe de Assessoria Pedagógica
Neste treinamento, explicaremos como a equipe de assessoria pedagógica pode realizar seu trabalho no Zoho CRM. Vamos abordar os principais módulos que vocês vão utilizar: clientes, contratos e assessoria pedagógica.
Configuração da Página Inicial
Essa é a página inicial do Zoho. Você pode configurá-la conforme suas preferências. Sugerimos aplicar o Widget Tarefas, pois é através dele que você receberá suas tarefas encaminhadas pela Rô e pela Bel.
Ajustando os Widgets
Clique nos três pontos no canto superior direito.
Selecione Adicionar componente.
Em Visualização personalizada, você seleciona os módulos que deseja priorizar, como clientes, propostas, contratos, entre outros.
Em Widgets, você escolhe os painéis que deseja visualizar na página principal. Depois você pode nomear da forma que achar melhor.
Após os ajustes, clique no botão Salvar no canto superior direito da página.
Módulo do Cliente
Na barra de navegação, clique na aba Clientes. A partir dele, você pode se guiar entre os outros módulos necessários. Para procurar um cliente específico, utilize a lupa.
Procurando um Cliente
Na barra de navegação, clique no ícone de Pesquisar.
Procure uma secretaria específica, por exemplo, o município de Itajubá, Minas Gerais.
Ao acessar a secretaria, você encontrará o painel principal com todas as informações respectivas a ela. Utilize a barra de navegação para descer a página. É importante manter os Contatos sempre atualizados para facilitar a comunicação entre Desk e CRM. Você encontra o módulo Contatos na lista relacionada à esquerda.
Módulo de Contratos
Dentro da secretaria, selecione o contrato em que a assessoria vai trabalhar. Por exemplo, selecionei o contrato 2024 Acerta Brasil na lista de contratos.
Informações do Contrato
Em Visão Geral, você encontra todas as informações do contrato, como dados cadastrais, endereço de faturamento, fluxo do documento, e se é um contrato novo, de renovação ou ampliação. Utilize a barra de navegação lateral para explorar.
Em Planejamento Comercial, são informações preenchidas pelo time da Dani Brand.
Em Assessoria Pedagógica, é onde o trabalho do time começa. O nome do assessor responsável fica em destaque no primeiro campo.
É possível criar um Dash com todos os contatos vinculados ao respectivo assessor. Após a Rô ou a Bel indicarem o contrato, o assessor responsável receberá a tarefa.
Gerenciamento de Arquivos e Notas
Se houver um arquivo referente ao contrato, você pode anexá-lo no campo Anexos ao lado esquerdo, na lista relacionada.
No campo Notas, você pode compartilhar informações com seu gestor. Basta marcar o contato dele, e ele receberá um e-mail.
Boas-Vindas
Dentro do contrato, você cria e preenche as informações necessárias na seção Boas-Vindas. Lembrando: deve ser criado apenas um boas-vindas por contrato. Observe o passo-a-passo:
Clique em Novo na seção de Boas-Vindas.
O Boas-Vindas estará sempre vinculado a um contrato e a um cliente. Dê um nome e clique em Salvar no canto superior direito.
Procure na lista e clique no Boas-Vindas criado por você para enviar o e-mail.
Envio de E-mails
Após criar o Boas-Vindas, clique nele. Vai abrir a página de informações e é por lá que você conseguirá enviar o e-mail. Clique em Enviar e-mail conforme explicado na imagem abaixo:
Em “Inserir modelo”, no canto superior direito, selecione o modelo do e-mail referente ao assessor, preencha as informações e envie.
É possível anexar documentos, como vídeos e PDFs, além de programar o e-mail.
Após o envio do e-mail, duas ações ocorrerão automaticamente: o time da Claudete receberá um aviso indicando que o Boas-Vindas foi iniciado, e o assessor responsável receberá uma tarefa para atuar nela.
Ações Pedagógicas
Entre no Contrato em que será criada uma Ação Pedagógica.
Procure por Ação Pedagógica na lista relacionada à esquerda, e clique em “Novo” conforme imagem abaixo:
OBS: deve ser criada apenas uma ação pedagógica por contrato e, dentro da ação criada, atualizar as informações e históricos necessários.
Preencha as informações necessárias, lembrando que a carga horária interfere no registro de ações.
Digite o valor desejado no campo Carga Horária Contratada.
No módulo Registro de Ações, preencha conforme solicitado.
Ainda no módulo Registro de Ações, aqui está um exemplo de como ficaria preenchido. Lembre-se de que sempre que for fazer uma ação, adicione mais linhas em “+ Adicionar linhas”.
Visualização de Tickets
Dentro da Secretaria, desça a lista relacionada até encontrar o campo “Zoho Desk”. Nele, você consegue visualizar os tickets que essa secretaria tem em aberto. Além disso, você também consegue clicar em cada um deles para explorar e entender o que aconteceu.
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